數字檔案管理系統

記錄歷史，傳承文明，服務發展，建設一站式檔案工作平臺。

解決方案

數字檔案管理系統是一種基于數字技術實現的檔案管理系統，它將傳統的紙質檔案數字化，使其能夠通過電子設備進行管理、查詢和維護。它可以幫助機構和企業更好地管理和保護檔案，提高檔案利用率，降低管理成本和風險。

國子數字檔案管理系統立足建設一個區域性、開放型的文件、檔案信息中心，為各級各類行政事業單位和企業提供數字化的網上檔案管理、查詢、服務。對有價值的圖像、文本、語音、影視、軟件和科學數據等多媒體進行收集、組織和規范化再加工，并進行高質量的保存和管理，通過網絡提供高速的多媒體信息存取

服務，有效提高檔案部門信息化工作。

　　國子數字檔案管理系統是以分布式的海量數據支撐，基于智能檢索技術和高速寬帶網絡技術的大型開放、分布式信息庫，結合先進的信息技術、主機系統、掃描技術、網絡系統、存儲技術和安全管理體系，使檔案工作提高到全新的管理模式，為用戶帶來顯著的管理效益。

　　國子數字檔案管理系統的開發和建設將按照數字檔案管理的相關標準，規范和制定系統的業務流程，并按照此業務流程和制度進行數字檔案分類、編目、立卷、編號，制定數據標準和管理辦法；按照制定數據標準和管理辦法，應用當前國際上成熟穩定的軟件系統架構，進行軟件系統設計、數據接口標準設計與開發，

系統集成、調試、數據遷移；建立一站式窗口，實現一站式電子檔案查詢、檢索、借閱服務；建立與其他相關系統的數據共享，數據交換，數據采集服務。

國子數字檔案管理系統從檔案實際工作出發，以規范檔案管理為目標，通過分析單位日常檔案管理業務要求，結合數字檔案館建設的規劃，保證了檔案的全面性、完整性、實用性。它的有序處理和管理過程包括收集、創建、確認、轉換、存檔、管理、發布利用等涵蓋文件生命周期管理實踐的全過程。

國子數字檔案管理系統V4.0

主要功能

一、 檔案館資源管理

1、檔案信息采集

檔案信息采集分為自動收集、接口錄入和掃描上傳。自動收集，能夠在系統中公文流轉過程（發文、收文、分類管理）中，自動完成。接口錄入，支持其他業務系統通過統一接口導入檔案信息進行目錄信息的錄入。掃描上傳，可以將紙質檔案掃描后錄入系統，進行數字化處理。

系統連接掃描儀，將掃描后的各種格式的圖片文件經過OCR等技術進行智能加工處理后，導入到檔案管理系統中，處理完成的圖片符合國家檔案主管部門規定的視圖效果。同時系統支持文檔（包括領導簽字）、電子版刻錄、視頻、音頻等不同格式檔案的錄入與儲存。 

2、檔案歸檔

由檔案管理員對提交的檔案進行審核操作，審核不通過的打回檔案著錄處修正后重新提交；審核通過的由相關人員對檔案進行入庫操作。

3、檔案信息調整

在檔案生命周期中，某些信息如檔案名稱、存放位置、密級、保管期限、檔案編號可能會發生變動。用戶可以通過此功能來對這些檔案信息進行修改和完善。

4、智慧檢索

提供多種方式對檔案進行檢索?？梢愿鶕}名、副題名、保管年限等多種目錄關鍵信息實現對系統內檔案進行查詢。也可以通過檔案內容實現對電子文件的全文檢索。

5、原件管理

原先檔案管理人員的工作內容是以檔案實體的收集（征集）、整理、鑒定、保管、統計、利用等六個環節為主，主要憑借手工處理，程序繁瑣易出錯，檢索和編研無法順利完成，不能滿足新形勢下的檔案管理需求。而系統中提供的原件管理，借助于現在先進的信息技術，對原件進行上傳、下載、在線預覽等操作，在保證原件安全的基礎之上，提高對原件的利用及管理，方便用戶對原件的查找與使用。 

6、檔案鑒定與銷毀

系統會自動統計所有即將到期的檔案，用戶可以選擇對其中的檔案進行銷毀。移交清冊將會移交上級領導審批，批準銷毀的檔案會由檔案館管理人員銷毀實體檔案，也會自動清除系統內對應檔案，銷毀記錄會保存到系統中。

二、虛擬檔案館管理

1、庫房管理

此功能是將實體的庫房形象化，便于用戶對庫房的管理與操作，更加有效地管理庫房，便于日后庫房的維護?？梢詫崿F庫房與檔案的關聯，根據庫房自動統計該庫房內的檔案信息。

三、電子檔案移交與接收

1、檔案移交管理

根據《中華人民共和國檔案法》，各使用部門凡是在公務活動中形成的具有保存、查考價值的各種門類和載體文件材料，都應按規定及時向上級檔案管理部門移交歸檔。系統能夠根據用戶單位的具體情況，合理安排移交時間和移交內容，列出移交清單，保證檔案移交工作的順利進行。

2、接收方式管理

數據管道、數據導入、程序調用接口、數據抓取等多種多樣的數據接收方式，從來源上保證數據的全面、可靠，通過數據采集工具實現海量電子檔案的自動歸檔。

四、電子閱覽室管理

1、檔案借閱管理

借閱管理不僅支持對電子檔案借閱管理，而且能夠對實體檔案借閱進行管理，包含借閱登記、借閱審核、電子檔案歸還、實體檔案歸還等。

本著“利用驅動”的理念，推動檔案部門從被動保管走向主動服務，通過集成身份證識別儀、IC卡設備，結合觸摸屏瀏覽、播放等登記查閱者身份信息，實現自助查檔，提供全方位、多角度、深層次的檔案信息服務?？稍诰€申請審批打印，支持按頁申請、審核、打印。

五、檔案開發利用

1、檔案開發利用

檔案開發利用功能分為檔案檢索、檔案瀏覽和借閱管理。檢索出的檔案信息，有權限的用戶可以直接在線瀏覽，無權限的用戶可以對檔案發出借閱申請，相關人員審核后，可對借閱的檔案進行瀏覽。用戶可以根據自身需求，將館藏的靜態信息通過查找、篩選、加工和編輯等手段變為動態信息，充分發掘檔案的信息價

值和知識價值，為進一步的檔案信息公開做好充分的準備。在確保安全的前提下對部分用戶提供開放檔案、政府公開信息的查閱，向用戶提供全方位、多角度、深層次的檔案信息服務。

2、檔案統計分析

統計分析分為檔案利用率、年鑒、檔案工作基本情況統計年報、報表管理。借助檔案利用率等統計分析，用戶可以了解到館藏檔案的利用情況，可以借此來衡量檔案管理工作效率和工作水平，可以全面了解以往年份的檔案管理情況，可以了解到檔案管理人員的工作內容。

3、檔案編研

用戶可以在研究檔案內容的基礎上，在系統中編寫參考資料、匯編檔案文件、參與編史修志、撰寫論文專著，完成檔案編研工作。用戶可以根據自身情況，在系統中組建專題庫，對入庫檔案進行登記、歸類和整理。編研平臺通過系統中的鑒定篩選、價值審定、多素材混合編輯等功能，可將編研成果發布至利用門戶。

4、檔案自動歸檔

系統提供與OA系統對接的接口，能夠實現OA系統公文的自動歸檔。便于對使用部門收發文的收集與歸檔。

配套應用

一、移動端開發應用

通過手機端登錄系統進行辦公。手機端支持檔案歸檔、信息調整、智慧檢索、檔案借閱、統計分析以及檔案監控的查看。隨著手機端的開發應用，為用戶大大提高了辦公效率。

二、 技術應用

通過高拍儀掃描紙質檔案材料，以電子文件格式保存，節省長期保管檔案而占用的空間，并可以大大縮短查找檔案的時間，提高檔案管理人員工作效率。

通過掃碼槍掃描檔案庫房的條形碼或者二維碼，方便、快速、直接讀取信息，提高信息采集效率?？芍苯幼x取檔案存放具體位置，方便借閱和管理。