電子文件管理系統

一、概述

利用信息系統管理檔案文件，是實現檔案管理現代化的重要手段，是我國檔案工作改革的一項重要內容。我國檔案管理工作從20世紀80年代出開始了使用信息系統管理檔案的實驗工作，經過幾十年的研、探索，檔案文件管理系統有了很大發展，各級各類相關部門研制出一批各具特色的計算機管理檔案成果。實踐證明，檔案管理系統在檔案工作中的應用，對于提高檔案管理工作的效率和工作質量，對于實現檔案工作的科學性和規范化、標準化都有重要的意義。

為規范電子文件管理，確保電子文件的真實、完整、可用和安全，保存國家歷史記錄，促進信息資源開發利用，推動國家信息化健康發展，公司和濟南市財政局合作開發了《電子文件管理系統》。

系統主要用來管理機關、團體、企事業單位和其他組織的電子文件，也可以輔助管理非電子的實體文件。系統可以相對獨立地實施，也可以與業務系統或（和）電子文件長期保存系統集成實施。

國子電子文件管理系統V3.0

二、系統建設目的

1.統一管理

按照電子檔案管理的有關規范和相關標準，規范和制定電子檔案管理的業務流程和制度。并按照此業務流程和制度進行電子檔案分類、編目、立卷、編號，制定數據標準和管理辦法。按照統一聯網方案、統一業務標準、統一接口規范、統一軟件開發的要求，規劃、設計和實施系統的建設。全地區部門之間、部門內部之間、部門與檔案館之間信息共享，查詢利用，檔案管理，長期保存。

2.全程管理

按照制定數據標準和管理辦法，應用國際上成熟穩定的軟件系統架構，進行軟件模塊設計，數據接口標準設計與開發，并完成軟件代碼設計，系統集成、調試、數據遷移。建立“大集中模式”的電子文件管理系統，各部門通過權限登錄系統實現單位內部的電子文件收集、管理、查詢、利用和歸檔管理，同時單位檔案管理員遠程提交電子文檔至檔案館，檔案館管理人員通過網絡審核、接收、歸檔，并實行檔案管理操作，解決電子文件收集難、保管難、查找難的問題，徹底改善依賴紙質文件傳承信息的落后局面。

3.建立一站式窗口

文件上傳后，上傳后的文件可在系統指定的共享文件夾下被查看文件信息、預覽文件正文，實現一站式電子檔案查詢、檢索、借閱服務。解決了文件查詢難，檢索難，查詢與借閱服務分離等現象。

4.建立聯系

建立與其他相關系統的數據交換，數據采集服務，實現數據互通，數據共享。

三、系統特點

1. 標準化設計，確保能夠長期有效讀取

系統完全按照國家關于電子文件管理的國家標準進行研制開發，系統設計與國家標準要求完全一致，確保能夠長期有效讀取。系統的功能按照《GB/T 29194-2012 電子文件管理系統通用功能要求》，元素設計按照《DA/T 46-2009 文書類電子文件元數據方案》，歸檔管理按照《GB/T 18894 電子文件歸檔與管理規范》，掃描按照《DA/T 31-2005 紙質檔案數字化技術規范》，文件按照《DA/T48-2009 基于XML的電子文件封裝規范》等

2. 流程控制、規范管理行為

（1）文件收集責任明確，信息共享利用方便。文件上傳者即文件創建者，文件上傳后可全局、處室、指定共享，方便用戶對文件的利用。

（2）檔案員嚴格審核歸檔，系統支持自動檢測，對提交上的檔案進行嚴格的歸檔審核。

（3）檔案館檔案管理規范化、檔案借閱利用網絡化。支持各單位、各處室用戶之間的檔案借閱無紙化、網絡化，在提高檔案借閱效率的同時加強了對檔案原件的保護。

3.集中管理，適合全市各部門

通過建立全市統一集中管理的網絡電子文件管理系統，可以確保整個電子文件管理的一致性、規范性，各單位通過網絡登錄系統實現本單位的電子文件的管理和利用，同時實現檔案館對電子檔案的管理和利用，真正提高電子文件的標準化、科學化管理，同時也符合電子文件管理和信息化發展的趨勢，能夠極大提高工作效率和節約資金成本。

4. 分工協作，提高工作效率

（1）單位內部

a. 工作人員。將各自管理的文件上傳，確保文件的完整性、準確性，同時既可以查詢利用自己的文件，也通過權限可以共享本單位內部的所有文件。

b. 單位檔案管理員。只需對提交的歸檔文件進行審核、完善、歸類，存檔，極大地減輕工作強度。

（2）檔案館

a. 工作人員。無需集中掃描文件，通過網絡接收各單位提交的電子文件，審核后，接收歸檔。

b. 遠程提供檔案查詢服務，提高檔案館質量和服務形象。

5.文件加載智能化，極大提高工作效率

（1）支持單個和批量文件上傳

（2）支持多種文件格式：doc、pdf、txt、excel、圖像、視頻等

（3）支持正文和多附件上傳

（4）文件上傳自動識別文件標題、文件號、發文機關、關鍵字等

6. 多種信息共享方式，便于文件利用

文件上傳者可對上傳后的文件進行共享操作，共享形式分為全局共享、處室共享以及指定人員共享，共享成功后，被共享者可在系統指定的共享文件夾下查看文件信息、預覽文件正文。

在系統的利用服務中，用戶通過輸入關鍵字的形式對系統內的文件進行檢索操作。在檢索結果中，對于有權限查閱的文件可進行在線查閱，無權限的文件進行在線借閱操作。

7.所有文件查看皆轉為PDF格式，加強文件的安全和權威。

所有上傳文件在服務器上都保留原文件格式，但通過網絡查看皆轉為PDF格式，只能看不能復制、修改，確保文件的安全性和權威性。

四、系統功能

1、 文件收集：按照黨和國家的規定，通過例行的接收制度和專門征集的辦法，把分散在各機關、個人手中和散失在其他地方的檔案，分別集中到各有關機關檔案室和各級各類檔案館。

2、 檔案保管：根據檔案的成分和狀況，所采取的存放和安全防護措施。

3、 檔案鑒定：對檔案檔案價值的鑒定。有銷毀鑒定，保管期限，期限表等模塊。

4、 檔案管理：將處于零亂的和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列和編目，組成有序的體系。

5、 借閱管理：對用戶申請查看檔案產生的借閱申請進行審核、審核完成后借出、歸還、催還等一系列借閱操作進行管理的模塊。

6、 檔案編研：以館（室）藏檔案為主要對象，滿足社會利用檔案的需要為主要目的，在研究檔案內容的基礎上，編輯史料，編寫檔案參考資料，參加編史 修志，撰寫專門著述。

7、 報表：對各種類型檔案被各機關，各項工作利用的情況和程度的統計。

8、 利用服務：不能對檔案進行管理操作的普通用戶提供的一個檔案瀏覽的模塊。用戶能在此處查看自己權限范圍內的檔案的內容，如果沒有權限可以進行借閱查看。

9、 公告管理：網站首頁新聞的發布功能。

10、 系統管理：維護單位內部基本信息和分配權限的管理，有詳細的權限分配，賬號管理，部門管理，角色管理，模塊管理，人員管理，操作管理等模塊。

五、系統實現關鍵

電子文件管理系統主要實現的是對電子文件的標準化、科學化、精細化的設置以及進行查詢、利用、歸檔等管理，以確保電子文件長期保存和利用。

1、系統的標準化設計實現

系統完全按照國家關于電子文件管理的國家標準進行研制開發，系統設計與國家標準保持一致，確保能夠長期有效讀取。系統的功能按照《GB/T 29194-2012 電子文件管理系統通用功能要求》，元素設計按照《DA/T 46-2009 文書類電子文件元數據方案》，歸檔管理按照《GB/T 18894 電子文件歸檔與管理規范》，掃描按照《DA/T 31-2005 紙質檔案數字化技術規范》，文件按照《DA/T48-2009 基于XML的電子文件封裝規范》等要求開發。

2、系統的科學化設計實現

系統在科學性上設計主要特點：一是文件加載的智能化，采用云技術，支持單個和批量文件上傳，支持多種文件格式：doc、PDF、txt、excel、圖像、視頻等，支持正文和多附件上傳，文件上傳自動識別文件標題、文件號、發文機關、關鍵字等。二是電子文件查詢利用便捷，查詢包括全部查詢、指定目錄查詢、普通查詢、高級查詢等；三是文件的在線借閱方便，通過網絡可以方便地借閱所有的文件，有權限的可以直接查看，無權限的點擊借閱，提出借閱要求后，文件所有人同意后，即可以查看文件詳細內容。

3、精細化管理設計實現

精細化管理是電子文件管理的重要部分。一是訪問控制，滿足每一個單位、每一個處室、每一個人按權限登錄系統，進行相關操作。二是多種方式實現電子文件共享利用，各單位收集電子文件后，單位內部可以實現信息共享，方式包括：全局共享、處室共享、指定人員共享。歸檔后的電子文件，單位在網上申請查閱，檔案館工作人員授權后可以查閱。