電子文件管理系統
一、概述
利用信息系統管理檔案文件,是實現檔案管理現代化的重要手段,是我國檔案工作改革的一項重要內容。我國檔案管理工作從20世紀80年代出開始了使用信息系統管理檔案的實驗工作,經過幾十年的研、探索,檔案文件管理系統有了很大發展,各級各類相關部門研制出一批各具特色的計算機管理檔案成果。實踐證明,檔案管理系統在檔案工作中的應用,對于提高檔案管理工作的效率和工作質量,對于實現檔案工作的科學性和規范化、標準化都有重要的意義。
為規范電子文件管理,確保電子文件的真實、完整、可用和安全,保存國家歷史記錄,促進信息資源開發利用,推動國家信息化健康發展,公司和濟南市財政局合作開發了《電子文件管理系統》。
系統主要用來管理機關、團體、企事業單位和其他組織的電子文件,也可以輔助管理非電子的實體文件。系統可以相對獨立地實施,也可以與業務系統或(和)電子文件長期保存系統集成實施。
國子電子文件管理系統V3.0
二、系統建設目的
1.統一管理
按照電子檔案管理的有關規范和相關標準,規范和制定電子檔案管理的業務流程和制度。并按照此業務流程和制度進行電子檔案分類、編目、立卷、編號,制定數據標準和管理辦法。按照統一聯網方案、統一業務標準、統一接口規范、統一軟件開發的要求,規劃、設計和實施系統的建設。全地區部門之間、部門內部之間、部門與檔案館之間信息共享,查詢利用,檔案管理,長期保存。
2.全程管理
按照制定數據標準和管理辦法,應用國際上成熟穩定的軟件系統架構,進行軟件模塊設計,數據接口標準設計與開發,并完成軟件代碼設計,系統集成、調試、數據遷移。建立“大集中模式”的電子文件管理系統,各部門通過權限登錄系統實現單位內部的電子文件收集、管理、查詢、利用和歸檔管理,同時單位檔案管理員遠程提交電子文檔至檔案館,檔案館管理人員通過網絡審核、接收、歸檔,并實行檔案管理操作,解決電子文件收集難、保管難、查找難的問題,徹底改善依賴紙質文件傳承信息的落后局面。
3.建立一站式窗口
文件上傳后,上傳后的文件可在系統指定的共享文件夾下被查看文件信息、預覽文件正文,實現一站式電子檔案查詢、檢索、借閱服務。解決了文件查詢難,檢索難,查詢與借閱服務分離等現象。
4.建立聯系
建立與其他相關系統的數據交換,數據采集服務,實現數據互通,數據共享。
1. 標準化設計,確保能夠長期有效讀取
系統完全按照國家關于電子文件管理的國家標準進行研制開發,系統設計與國家標準要求完全一致,確保能夠長期有效讀取。系統的功能按照《GB/T 29194-2012 電子文件管理系統通用功能要求》,元素設計按照《DA/T 46-2009 文書類電子文件元數據方案》,歸檔管理按照《GB/T 18894 電子文件歸檔與管理規范》,掃描按照《DA/T 31-2005 紙質檔案數字化技術規范》,文件按照《DA/T48-2009 基于XML的電子文件封裝規范》等
2. 流程控制、規范管理行為
(1)文件收集責任明確,信息共享利用方便。文件上傳者即文件創建者,文件上傳后可全局、處室、指定共享,方便用戶對文件的利用。
(2)檔案員嚴格審核歸檔,系統支持自動檢測,對提交上的檔案進行嚴格的歸檔審核。
(3)檔案館檔案管理規范化、檔案借閱利用網絡化。支持各單位、各處室用戶之間的檔案借閱無紙化、網絡化,在提高檔案借閱效率的同時加強了對檔案原件的保護。
3.集中管理,適合全市各部門
通過建立全市統一集中管理的網絡電子文件管理系統,可以確保整個電子文件管理的一致性、規范性,各單位通過網絡登錄系統實現本單位的電子文件的管理和利用,同時實現檔案館對電子檔案的管理和利用,真正提高電子文件的標準化、科學化管理,同時也符合電子文件管理和信息化發展的趨勢,能夠極大提高工作效率和節約資金成本。
4. 分工協作,提高工作效率
(1)單位內部
a. 工作人員。將各自管理的文件上傳,確保文件的完整性、準確性,同時既可以查詢利用自己的文件,也通過權限可以共享本單位內部的所有文件。
b. 單位檔案管理員。只需對提交的歸檔文件進行審核、完善、歸類,存檔,極大地減輕工作強度。
(2)檔案館
a. 工作人員。無需集中掃描文件,通過網絡接收各單位提交的電子文件,審核后,接收歸檔。
b. 遠程提供檔案查詢服務,提高檔案館質量和服務形象。
5.文件加載智能化,極大提高工作效率
(1)支持單個和批量文件上傳
(2)支持多種文件格式:doc、pdf、txt、excel、圖像、視頻等
(3)支持正文和多附件上傳
(4)文件上傳自動識別文件標題、文件號、發文機關、關鍵字等
6. 多種信息共享方式,便于文件利用
文件上傳者可對上傳后的文件進行共享操作,共享形式分為全局共享、處室共享以及指定人員共享,共享成功后,被共享者可在系統指定的共享文件夾下查看文件信息、預覽文件正文。
在系統的利用服務中,用戶通過輸入關鍵字的形式對系統內的文件進行檢索操作。在檢索結果中,對于有權限查閱的文件可進行在線查閱,無權限的文件進行在線借閱操作。
7.所有文件查看皆轉為PDF格式,加強文件的安全和權威。
所有上傳文件在服務器上都保留原文件格式,但通過網絡查看皆轉為PDF格式,只能看不能復制、修改,確保文件的安全性和權威性。
1、 文件收集:按照黨和國家的規定,通過例行的接收制度和專門征集的辦法,把分散在各機關、個人手中和散失在其他地方的檔案,分別集中到各有關機關檔案室和各級各類檔案館。
2、 檔案保管:根據檔案的成分和狀況,所采取的存放和安全防護措施。
3、 檔案鑒定:對檔案檔案價值的鑒定。有銷毀鑒定,保管期限,期限表等模塊。
4、 檔案管理:將處于零亂的和需要進一步條理化的檔案,進行基本的分類、組合、排列和編目,組成有序的體系。
5、 借閱管理:對用戶申請查看檔案產生的借閱申請進行審核、審核完成后借出、歸還、催還等一系列借閱操作進行管理的模塊。
6、 檔案編研:以館(室)藏檔案為主要對象,滿足社會利用檔案的需要為主要目的,在研究檔案內容的基礎上,編輯史料,編寫檔案參考資料,參加編史 修志,撰寫專門著述。
7、 報表:對各種類型檔案被各機關,各項工作利用的情況和程度的統計。
8、 利用服務:不能對檔案進行管理操作的普通用戶提供的一個檔案瀏覽的模塊。用戶能在此處查看自己權限范圍內的檔案的內容,如果沒有權限可以進行借閱查看。
9、 公告管理:網站首頁新聞的發布功能。
10、 系統管理:維護單位內部基本信息和分配權限的管理,有詳細的權限分配,賬號管理,部門管理,角色管理,模塊管理,人員管理,操作管理等模塊。
電子文件管理系統主要實現的是對電子文件的標準化、科學化、精細化的設置以及進行查詢、利用、歸檔等管理,以確保電子文件長期保存和利用。
1、系統的標準化設計實現
系統完全按照國家關于電子文件管理的國家標準進行研制開發,系統設計與國家標準保持一致,確保能夠長期有效讀取。系統的功能按照《GB/T 29194-2012 電子文件管理系統通用功能要求》,元素設計按照《DA/T 46-2009 文書類電子文件元數據方案》,歸檔管理按照《GB/T 18894 電子文件歸檔與管理規范》,掃描按照《DA/T 31-2005 紙質檔案數字化技術規范》,文件按照《DA/T48-2009 基于XML的電子文件封裝規范》等要求開發。
2、系統的科學化設計實現
系統在科學性上設計主要特點:一是文件加載的智能化,采用云技術,支持單個和批量文件上傳,支持多種文件格式:doc、PDF、txt、excel、圖像、視頻等,支持正文和多附件上傳,文件上傳自動識別文件標題、文件號、發文機關、關鍵字等。二是電子文件查詢利用便捷,查詢包括全部查詢、指定目錄查詢、普通查詢、高級查詢等;三是文件的在線借閱方便,通過網絡可以方便地借閱所有的文件,有權限的可以直接查看,無權限的點擊借閱,提出借閱要求后,文件所有人同意后,即可以查看文件詳細內容。
3、精細化管理設計實現
精細化管理是電子文件管理的重要部分。一是訪問控制,滿足每一個單位、每一個處室、每一個人按權限登錄系統,進行相關操作。二是多種方式實現電子文件共享利用,各單位收集電子文件后,單位內部可以實現信息共享,方式包括:全局共享、處室共享、指定人員共享。歸檔后的電子文件,單位在網上申請查閱,檔案館工作人員授權后可以查閱。